Begleitpersonen

Mit dem Feature „Begleitpersonen“ können eingeladene Gäste weitere Personen zu einem Event mitbringen – zum Beispiel eine Begleitung, eine Assistenz oder Familienmitglieder.

Es gibt dabei immer eine Hauptperson (der eingeladene Gast) und eine oder mehrere Begleitpersonen, die zu dieser Hauptperson gehören.

Einrichtung & Nutzung – ganz einfach erklärt

Die folgenden Schritte zeigen von Anfang bis Ende, wie du das Feature „Begleitpersonen“ nutzt.

Vorbereitung (einmal pro Event)

1. Organizer aktivieren

Stelle sicher, dass der vystem Organizer für dein Event im Funktionskatalog eingeschaltet ist.

2. Begleitpersonen aktivieren

Im Gästemanagement → Einstellungen die Option „Begleitperson“ aktivieren.

3. Profilfelder anlegen

Lege folgende Profilfelder an:

• Anzahl der Begleitpersonen (wie viele Personen der Gast mitbringen darf)
• CC-E-Mail (optional, für zusätzliche Benachrichtigungen)
• Teilnahmezustimmung (z. B. Ja / Nein / Unbekannt)

4. E-Mail-Feld editierbar machen

Erlaube, dass das E-Mail-Feld auch nach Erstellung der Registrierung bearbeitet werden kann.

5. Registrierungsmails erstellen

Lege mindestens zwei E-Mail-Typen an:

• eine Mail für den Hauptgast
• eine Mail für die Begleitpersonen

Anmeldung für Gäste einrichten

6. Anmeldeformulare erstellen

Erstelle:

• ein Anmeldeformular für den Hauptgast
• ein Anmeldeformular für Begleitpersonen

7. Eventseite für das Anmeldeformular erstellen

Binde das Anmeldeformular auf einer Eventseite ein und wähle dort aus, welches Formular für Hauptgast und Begleitpersonen genutzt wird.

8. Eventseite mit Call-to-Action (CTA)

Erstelle eine weitere Eventseite mit einem Button wie „Jetzt registrieren“ oder „Teilnahme bestätigen“, der auf die Anmeldeseite verweist.

Gäste anlegen & Registrierung testen

9. Gast anlegen

Lege einen Hauptgast im Gästemanagement an (oder importiere ihn) und trage die erlaubte Anzahl der Begleitpersonen ein.

10. Als Gast einloggen

Öffne den Registrierungslink des Hauptgastes. Der Gast kann nun:

• seine Teilnahme bestätigen
• Begleitpersonen hinzufügen (bis zur erlaubten Anzahl)

Check-in am Eventtag

11. Ticket des Hauptgastes nutzen

Erstelle oder öffne das Ticket des Hauptgastes und fotografiere den QR-Code (für die Demo / den Test)

12. Organizer im Browser öffnen & scannen

Öffne den Organizer im Browser (z. B. auf dem Laptop), gehe zum Scanner und scanne den QR-Code des Hauptgastes.

Danach kannst du auswählen, ob:

• alle verbundenen Personen eingecheckt werden oder
• nur einzelne Gäste.

Wichtige Einstellung für den Einlass

13. Begleitpersonen ohne Hauptgast verhindern

Aktiviere im Gästemanagement → Einstellungen die Option:

„Begleitpersonen nur mit bestätigter Hauptregistrierung einzuchecken“

So stellst du sicher, dass Begleitpersonen nicht ohne den Hauptgast am Event teilnehmen können.

Aktualisiert am: 04/05/2026